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IT化への第一歩!紙帳票の電子化と5つのメリット

 2018.12.26 お役立ち情報 ブログ

 
『IT化への第一歩!紙帳票の電子化と5つのメリット』


 

電子帳票は電子化への第一歩

「IT化をする事で業務効率は上がる」「これからの時代に電子化は必須だ」と感じながらもどこから手を付ければよいのかわからない、難しそうだと感じている方は多いものです。
まずはスモールスタートがしやすい帳票の電子化から導入することがオススメです。
紙帳票を電子化し、電子帳票を用いることで得られるメリットについて説明いたします。
 

目次

  1. 電子帳票は電子化への第一歩
  2. 紙帳票を使い続けるデメリット5つ
  3. IT化の効果が高い「電子帳票」
  4. 電子帳票は紙帳票のデメリットを無くす!
  5. システム化で大幅な作業時間短縮が可能
  6. 紙帳票の電子化により増えるメリット5つ
  7. 紙帳票の電子化が進むもう一つの理由
  8. 紙帳票の電子化はITによる業務改善の第一歩!

・紙帳票を電子化することで業務は効率化する

大量の資料に時間を割いていませんか?
例えば、入力の二度手間は発生していないでしょうか?
紙ベースでの帳票管理を電子化できたなら、業務効率はとても上がります。
なぜなら電子帳票には紙では得られないメリットがたくさんあるからです。
 

・そもそも帳票とは何か?

帳票とは「帳簿」と「伝票」のことを指します。
情報を共有するために用いられる書類のことです。

江戸時代の大福帳が帳票の起源と言われています。
現代ではより細かく取引記録を残したものが帳票になりました。

主な帳票の種類を以下に説明いたします。
 

【帳簿の種類】

会社の経営状況を知るための書類です。

仕訳帳 日々の取引内容を発生順に記載した帳簿
総勘定元帳 勘定科目ごとに仕訳帳に記載したすべての取引を分類した帳簿
現金出納帳 事業用の現金の出入りをまとめた帳簿
預金出納帳 金融機関の口座上の取引をまとめた帳簿
売掛帳(得意先元帳) 後日回収する約束の売掛取引をまとめた帳簿
買掛帳(仕入先元帳) 後日、代金を支払う予定の買掛取引をまとめた帳簿
経費帳 材料費や仕入代などを除いた必要経費をまとめた帳簿
固定資産台帳 減価償却が必要な固定資産をまとめた帳簿

【伝票の種類】

販売・仕入の取引ごとに発生する帳票です。帳簿のお金の動きを証明するための書類です。
取引条件の確認や、発注・受注から納品までのプロセスの記録のために発行される帳票です。

入出金伝票 お金の出入りを1件ずつ記録した書類
見積書 取引条件を書面にしたもので、報酬や費用の見込額を記載したもの
注文請書 受注を受けて作成するもので、注文内容を相互に確認するための帳票
請求書 取引先に金銭を請求するための書類です。支払い期限なども記載します
納品書 注文に応じて、商品を取引先へ納品したことを示す書類
領収書 代金の受領や支払いをしたことを示す帳票


 

紙帳票を使い続けるデメリット5つ

ここで紙帳票の扱いづらい点について考えてみましょう。
大きなデメリットは以下の5つです。

  1. 文字の読み間違いがある・計算間違いがある
  2. 印刷コストがかかる・保管場所が必要
  3. 作成に時間がかかる
  4. 持ち運びが必要
  5. 情報漏洩しやすい

手書きの文字には個人の癖があり、別の人間が参照した時に読み間違う可能性があります。
また、情報漏洩の上位を占める理由が置忘れやファックス間違いなどの人為的なミスだと言われてます。これらのリスクの解消が電子化によって可能です。

IT化の効果が高い「電子帳票」

帳票を電子化することで紙帳票の5つのデメリットが全て無くなります。
電子帳票はデータとしてコンピュータ上で扱えるため、煩雑な紙の扱いから解放されるのです。
また、現場で使っている帳票のイメージを維持したままデータ化することが可能なため、
これまでの慣れた使い勝手を手放さずに電子化することもできます。

電子帳票は紙帳票のデメリットを無くす!

電子化することで、これまでの紙帳票が持っていたデメリットが無くせる理由を見て行きましょう。

1.「文字の読み間違い・計算間違い」が無くなる

画面入力のため、誰が打ち込んでも読み間違いのミスは発生しません。
ロット管理などで発生しがちな番号間違いもなくせます。
また、一度入力した数値を用いて自動的に計算することもでき、計算間違いを気にする必要もありません。
 

2.「印刷コストがかかる・保管場所に困る」が無くなる

電子化すると紙を扱わずに済むようになり、ペーパーレス化が進みます。
印刷コストが不要になり、大量の紙を保管する場所に頭を悩ませる必要がなくなります。整理する手間も省けるでしょう。
 

3.「作成に時間がかかる」が無くなる

紙に記載したものを事務や入力担当者が社内システムやエクセル等へ打ち込んでデータしている会社が多いのが現状です。この2度手間を省くことができます。
自動計算が可能なことは1でも述べましたが、計算値を他のシステムと連動させることもできます。パッケージ連携だけでなく、タブレット入力・ スマホ入力ができるために、入力時間の短縮も見込めます。
 

4.「持ち運びが必要」が無くなる

ペーパーレスのために場所を取らないのみならず、検索が容易です。
どの部署からでも即時にアクセスできるため、作業効率が格段に上がるでしょう。資料の確認がスピーディになることで、アイドリング時間が減るためコスト削減・納期短縮へとつながります。
 

5.「情報漏洩しやすい」が無くなる

人為的な置忘れ・廃棄処理の甘さが無くなる事が情報漏洩対策には一番のメリットかもしれません。アクセス権の設定により、セキュリティ対策が可能のため、安心して使えます。
 

システム化で大幅な作業時間短縮が可能

電子帳票は紙帳票のデメリットを無くすだけではなく、現場で日々繰り返している業務の作業時間短縮が可能です。
なにより見落としがちな「入力の二度手間」が無くせる事は、作業時間の短縮に与える影響が大きいと言えます。
パソコンやエクセルなどを用いず、全くデジタル導入をしていない職場はほぼありません。
そこには必ず、デジタル化への2度手間が潜んでいます。

紙帳票の電子化により増えるメリット5つ

デメリットの減少だけでなく、電子帳票へ切り替えることで増えるメリットもあります。

  1. 編集・加工が可能で二次利用がしやすい
  2. 経年劣化がなく、品質の高い大量コピーが可能
  3. 動画や音声が保存できる
  4. 大量の画像の保管もできる
  5. 検索性が高い

特に検索性の高さは、顧客からの問い合わせへの対応時間に直結します。「発送はいつか」「最終見積もりはいくらだったか」などの質問に迅速に対応することで顧客満足度が上がるでしょう。
また、類似した書類の作成や訂正、編集が容易であることも電子帳票のメリット。

更に先には、ワークフローを設定することで承認の流れが適切かどうか、平均的な処理時間はどれくらいなのか、どこを改善すればいいのか。データを蓄積して分析することもできます。電子化は将来へ向けた、業務改善の強い味方だと言えます。

紙帳票の電子化が進むもう一つの理由

これまでは一般的だった手書きの紙帳票ですが、ここ数年で電子化への移行が進んでいます。電子帳票への移行の理由の一つに、「電子帳簿保存法」が制定された背景があります。

国税関係帳簿書類の全部または一部を、電子データでの保存を認める法律「電子帳簿保存法」(以下、電帳法)が制定されたことで煩わしいアナログの管理が簡素化されたのです。
電帳法は1998年に施行された法律ですが、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

もともと紙の原本保管が必須だった決まりでしたが、ITの進歩に合わせて帳票の電子保存が可能になってきたのです。2015・2016年の税制改正においても要件緩和がなされました。
スマートフォンで撮影した画像の保存が認められるなど、利便性の向上が図られています。
今後もこの流れは勢いを増すと考えられます。

参考:国税庁 電子帳簿保存法について
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm

紙帳票の電子化はITによる業務改善の第一歩!

現在、問題意識や課題を抱えていなくても、電子帳票の検討には価値があります。
実際に紙帳票にかけている労力の無駄を無くし、リスクが減らせる可能性が高いからです。
紙帳票を電子化することで、業務効率の改善、売上アップや利益率の改善につながります。
また、IT導入補助金の交付を受けられる可能性もあります。
まずは帳票の電子化から、IT化への第一歩を踏み出してみましょう。

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