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業務日報って何?日報を有効活用するための5つの注意事項

 2019.1.31 お役立ち情報 ブログ

『業務日報って何?日報を有効活用するための5つの注意事項』

日報は正確に継続し、活用してこそ意味がある

日報は重要な仕事の一部。頭で分かっているつもりでも、義務となると面倒に感じる人もいると思います。
日報を有意義に継続するためには、日々の日報がなぜ大切なのかを理解する必要があります。日報を味方につけると何が出来るのかがわかると活用ができるようになります。

目次

  1. 日報は正確に継続し、活用してこそ意味がある
  2. 職業別の日報
  3. 日報を書くにあたっての5つの問題点とは
  4. より日報を活用するために
  5. 日報にもトレンドがある!?よく使われる日報の形
  6. 日報を継続するメリットと継続するためのポイントとは

・そもそも日報とは何か?何のためにあるのか?

「作業日報」「業務日報」は昔から広く一般的に企業で運用されている紙媒体の帳票です。ですが、意味を理解していないと「やらされている感」が生まれてしまう業務でもあります。
漫然と作成された日報は不正確さを生み、活用できる日報とは程遠くなってしまうでしょう。
今回の記事では日報の種類と意義から説明いたします。

・日報の種類と必要な項目とは?

よく使われる日報は「業務日報」「作業日報」です。
記入される必要項目は大きく分けて二つあります。
事実に基づく「業務内容」と気づきを含めた「所感」です。
「業務内容」は客観的に、時間や進捗状況について数字を交えて記載することが必要とされます。
「所感」は主観的な気づきや問題点、考えうる改善策や、業務の中で得られた知見のメモを含みます。

・日報は何のために書くのか

日報を作成する目的は、生産性向上です。
日々の業務を具体的に記すことで、問題点や改善すべきポイントを浮き彫りにできます。
現状の進捗を見える化することで、社内やチーム内で状況の共有を簡単にできるようになります。
目標達成のために必要不可欠な強い味方だと言えるでしょう。

見返すことで未着手の業務の見直しや優先順位の確認ができるため、タスク管理やプロジェクトマネジメントにつなげることもできます。

また、書き手自身が気づきを見つけたり成長を自覚する効果や、読み手とのコミュニケーション効果も生まれます。上司や先輩からの具体的なアドバイスをもらえる貴重な機会としても活かせるでしょう。

職業別の日報

一口に日報と言っても、適したフォーマットは仕事の数だけあります。
新入社員用の新入社員日報を用意する場合もありますし、営業担当者の営業日報と事務職の日報の内容は異なるでしょう。
建設業・飲食店・エンジニア・アパレル業など、業種によって日報に必要な記載項目は異なります。
目標達成のために日報を役立てるためには、フォーマットを整えることが大切です。

<具体的な日報のフォーマット例>

シンプルな日報のフォーマット例を一つ挙げてみます。
コツは事実と解釈を分けて書くこと、そして5W1Hを意識することです。
5W1Hとは、いつ(when)・どこで(where)・誰が(who)・何のために(why)・どのように(how)です。

  • その日の業務内容
  • 何の業務にどれだけの時間をかけたのかを記載します。
    数字を正確に記載しましょう。
    業務によっては場所や使用設備、取引相手の名前を記入しておく必要があります。

  • 所感
  • 一日の気づきや反省点などを主観的に書くことで、担当者自身の振り返りを促すとともに、上司が状況を把握できます。
    良かったことや成長を感じたことも書き留めておきましょう。

  • 見つかった課題
  • 問題点や具体的な課題を記します。小さなアイデアでも構わないので何か改善策も記載しておきましょう。

  • 翌日の予定と目標
  • 翌日の予定を確認します。また具体的実践目標も立てておきます。

    翌日にはどこまで予定が実践できたのかを確認できます。

日報を書くにあたっての5つの問題点とは

日報を書くにあたり現状どのような問題が考えられるでしょうか。ありがちな5つの問題点について考えてみましょう。

1:書くのに時間がかかる

日報のために1時間もかけていては時間のかけすぎですよね。
日報は目的ではなくて手段です。
各社員が日報にかける時間を最小限に、かつ活かせる日報にしたいものです。

2:惰性的になる

目的もなく毎日記載する日報であれば惰性的になって当然です。
ただ書くために書く、書かされている日報は無駄でしかありません。
作成に時間がかかればなおさら惰性的になるでしょう。

3:正確に記載されない

日報を書く目的の一つに、業務の改善ポイントを見つけることがあります。
例えば部品の加工時間はどこに一番時間がかかっているのか、部品別の不良率はどれくらいか、どこに人件費が割かれているのか。部品別の赤字率や納入先による利益提供率も把握できる情報が集められるのです。元になる情報が不正確であっては意味をなしません。

4:管理者がしっかり目を通していない

上司とのコミュニケーションツールになると前述いたしましたが、コミュニケーションが逆効果になる一つの例です。データだけでなく書き手を意識することで組織運営に活かせるでしょう。誰も見ない日報を書き続けるのは人件費の無駄でもあります。

5:活用されているが知られていない

日報から得られたデータが集約されて業務改善に活かす環境が整備されている。にもかかわらず、日報の作成者にも管理者にもそれが伝わっていない。この場合は現状に問題がないとしても、徐々に日報の継続性や正確性が失われていく可能性があります。なぜなら上に揚げた4つの問題点を引き起こす原因になるからです。

より日報を活用するために

課題として挙げた日報活用の5つの問題点を改善するためにはどうしたらいいでしょうか。各項目を見ていきましょう。

1:書くのに時間がかかる

使われていない項目や不要なものは削除することから始めてください。
必要な情報については、あらかじめ項目を記載しておき[レ点]や[〇]で記載できるようにするなど工夫することが必要です。日報にかける時間は最低限でいいのです。意図をもって項目の設定をしましょう。

2:惰性的になる

使われる当てもないのに、日報の作成が義務になっていませんか
必要なものはデータベース化するなどして活用する仕組みづくりも必要です。運用のルールの見直しが必要でしょう。

3:正確に記載されない

入力方法が煩雑な場合や、手書きを打ち込みなおす場合には人為的なミスにより不正確になる場合があります。
また、人事評価と一体になっている場合も問題が起こりがちです。
日報工数や労務費が個人の評価につながっている場合は、事実と異なる記載をしてしまう誘惑が発生します。正確性や公平性を保つためにも注意が必要です。

4:管理者がしっかり目を通していない

活用の仕方が明確でなければ、日報の内容を受け取ることはできません。不正確な日報やバラツキのある日報に目を通すのは苦痛になるでしょう。
人によって記載内容が異なる項目はありませんか?
日報の書き方が統一されるようにフォーマットで工夫ができます。

5:活用されているが知られていない

手間をかけて書かれた日報がどう活用されているかをフィードバックしていますか?
正確な日報はデータとして有効です。データを元に効率的な改善や見直しが可能だからです。
しかしそれも、正確な日報を書く人が居てこそであることを忘れてはいけません。
実績をグラフ化するなどの見える化をしてもいいでしょう。

日報にもトレンドがある!?よく使われる日報の形

紙媒体が当たり前だった日報も、時代に合わせて多様化してきています。
日報を書く手段の種類とそれぞれの違い、そして近年のトレンドを見ていきましょう。

手書きも根強いが、システム利用率も増加傾向

1手書き

手書きには手書きの良さがあります。
手書き日報の文字を読み、書き手の社員の気持ちを汲み取った上で添削できるのです。日報を通じて社員教育ができる仕組みとも言えるでしょう。
電子化された日報とは違い、検索性がない点や業務時間の自動集計ができないことがデメリットとして挙げられます。

2エクセル

エクセル日報のメリットは電子化が簡単に始められる点です。
無料で作成でき、編集も容易。自社や部署に合ったフォーマットが作れます。検索すると無料のフォーマットも見つけられます。
デメリットは一方的な報告になってしまいがちであることです。またタブレット入力やスマホ入力よりはPC入力に適しているでしょう。

3システム(グループウェアなど)

電子化したシステムを用いた日報のメリットは共有がしやすい点にあります。
チームのプロジェクトマネジメントを含めたタスク管理や、蓄積した情報をデータベースとして管理することも可能になります。工程管理や勤怠管理も行いやすくなります。
もちろん部署ごとのフォーマット設計もできるため、入力にかかる時間を減らす工夫がしやすい点もメリットと言えるでしょう。もちろん、タブレットやスマホからの入力にも強いため、これからも増えていくと考えられます。
デメリットは一度オリジナルシステムを作った後に、手軽に変更ができない点があります。

日報を継続するメリットと継続するためのポイントとは

日報を書く目的は、働いた日々の結果を成果としてよりよく残すため。
つまりは生産性の向上です。
現状を理解するためにも、日報を用いて正確な情報を蓄積することが第一歩となります。

日報を共有することで相互理解が得られると、より効果が表れるでしょう。
チームの生産性が上がる実感が持てたなら継続することが苦ではなくなる筈です。
日々継続できるように作業効率を上げた日報ツールを味方につけ、毎日の仕事が成果につながる実感を得てみてください。

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