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ペーパーレス会議システムで働き方改革

 2019.5.30 お役立ち情報 ブログ

初めまして。
企業経営支援、IT導入支援、農業経営支援等を行っている森山忠明と申します。
今回は、私が過去にSEとして、またソリューション営業として「働き改革」のための仕組みを提案から構築まで行った事例を交えて紹介します。

「働き方改革」に取り込んでいる企業が増えてきています。しかし、「働き方改革」とは具体的にどのような改革を行うのでしょうか?
これまでの非効率な働き方をやめることで、仕事の生産性を向上させたいと考えている方は多くいらっしゃるかと思います。
今回は、そのような課題をどのように取り組めば良いのかご紹介します。

目次

  1. 「働き方改革」とは
  2. 対象業務の洗い出し
  3. ペーパーレス会議システムとは
  4. ペーパーレス会議システムのメリット・デメリット
  5. まとめ

「働き方改革」とは

「働き方改革」に取り組むといっても、「実際にどのように取り組めば良いのだろうか?」という疑問があるのではないでしょうか。
まず初めに、「働き方改革」とは、どのようなものか改めて確認してみましょう。安倍総理が総理大臣官邸で第1回「働き方改革実現会議」(平成28年9月27日)を開催し、以下のテーマを検討していくと述べられました。

  1. 同一労働同一賃金など非正規雇用の処遇改善。
  2. 賃金引き上げと労働生産性の向上。
  3. 時間外労働の上限規制の在り方など長時間労働の是正。
  4. 雇用吸収力の高い産業への転職・再就職支援、人材育成、格差を固定化させない教育の問題。
  5. テレワーク、副業・兼業といった柔軟な働き方。
  6. 働き方に中立的な社会保障制度・税制など女性・若者が活躍しやすい環境整備。
  7. 高齢者の就業促進。
  8. 病気の治療、そして子育て・介護と仕事の両立。
  9. 外国人材の受入れの問題。

※首相官邸ホームページ『働き方改革実現会議』
https://www.kantei.go.jp/jp/97_abe/actions/201609/27hatarakikata.html
より引用

この9つのテーマから会社および組織として行う内容と、現場サイドで比較的に始めやすい内容に分けて考えてみましょう。2番目の「労働生産性向上」と3番目の「長時間労働の是正」のテーマは、現場サイドで比較的始めやすいテーマではないでしょうか。
2番目の「労働生産性向上」については、業務の無駄を省き、業務そのものを効率化して、付加価値の高い業務を行うことです。3番目の「長時間労働の是正」については、無駄な業務を省くことで生産性が向上し、時間外など労働時間の短縮に繋がります。
どの業務のどこに無駄があるのか洗い出し、無駄な業務を省くことで、上記の2つのテーマを同時に始めることができます。

対象業務の洗い出し

まず、「働き方改革」を進めるに際し、

 ・どの業務が対象となるのか?
 ・具体的にどのくらいの業務量の削減または改善が見込めるのか?
 ・業務はどのような変更になるのか?

少なくとも上記のポイントを押さえることが重要となります。「働き方改革」を進めても、「あまり効率化になっていない」とか「業務の手順が以前と変わってしまい、社員に使ってもらえない」、「面倒くさい」、「改革前の作業の方が楽」といったことが起こります。このようなことを避けるために、業務の整理・分析は欠かせません。

生産性を向上させるために、社員の業務を洗い出してみると、本当に必要な業務に要する時間のほかに、無駄な時間を要している業務が多いことに気付きます。「会議」はそのような無駄が多いといわれる典型的な業務になります。
特に、会議には提案資料や報告資料など、多くの資料が必要になることがあります。このような多くの資料が必要になる会議では、事前に資料を準備し、資料に目を通し、シュレッターにかけ破棄したり、保管するなど社員にとって大きな負担になっています。また、会議がなかなか進まない、あるいは延長になったということは多くないでしょうか。なぜ、このようなことが起こるのでしょうか?
それでは、改めて「会議」の業務を洗い出してみましょう。

①事前準備
・会議参加者と会議室の調整
・会議資料の手配/作成依頼
・会議資料の印刷
・会議資料の取り揃え
・会議資料の配付
②会議の実施
③事後作業
・会議資料の回収
・会議資料のシュレッター/破棄
・会議資料の保管
・必要部数の印刷

このように1つの会議を行うにあたって様々な作業・業務が発生しています。そして、無駄な工数や無駄な費用が発生しています。
私が過去にある大学の教授会の効率化を行う目的で行った事例で説明します。会議の参加者は約110名、配付資料は約1,000ページ、資料のフォーマットは紙・Word・Excel・写真など様々でした。先ほど挙げた業務に照らし合わせると以下のようになります。

①事前準備
・会議参加者と会議室の調整
 100名強の教授と10数人の事務局のスケジュール確認と会議室を確保します。
・会議資料の手配/作成依頼
 紙資料を手渡し、もしくは郵送で受け取ります。WordやExcelなど電子データはメールで受け取ります。
・会議資料の印刷
 受け取った資料1,000ページを110名分印刷およびコピーします。
・会議資料の取り揃え
 コピーした約110,000枚の資料を会議の順番に取り揃え、ホッチキス止めを行います。この時に資料の訂正が発生した場合は、訂正したページの差し替えを行ったり、ページの追加などを行います。
・会議資料の配付
 確保した会議で110名分の資料を配付します。会議参加者が増えた場合は、会議資料の追加コピーを行い、取り揃えて、配付します。
②会議の実施
③事後作業
・会議資料の回収
 110名分の約110,000枚の資料を回収します。
・会議資料のシュレッター/破棄
 機密情報が含まれるため、シュレッターにかけて破棄処分します。また、回収業者に破棄処分依頼する場合もあります。
・会議資料の保管
 会議実施の記録として、または後日参照することを考慮して、会議資料を別途保管します。
・必要部数のコピー
 参照が必要となった場合は、別途必要部数をコピーして、回収、破棄処分などを行います。

上記は私が行った事例の業務分析になります。如何に無駄な作業や無駄な費用が発生しているかがお分かりになるはずです。今回は、このような無駄な工数や無駄な費用を削減する方法として、「ペーパーレス会議システム」をご紹介します。

ペーパーレス会議システムとは

会議で使用する資料を紙ではなく、電子データとしてPCやタブレット端末で代替して会議を効率化するのが、「ペーパーレス会議システム」です。電子データ化した資料を使うペーパーレス会議システムでは、資料の印刷や取り揃え、配付などに要する作業時間を削減し、浮いた時間を付加価値のある別の作業に有効活用でき、生産性向上につながることから、多くの企業で注目されています。

ペーパーレス会議システムのメリット・デメリット

ペーパーレス会議システムには、以下のメリットがあります。

①工数の削減

ペーパーレス会議システムにすることで、会議の事前準備にかかる時間を削減できます。作成したデータを参加者に共有するだけで済むため、会議の準備工数を大幅に削減できて業務の効率化を図れます。また、会議後の資料の回収・シュレッダー・破棄などの業務がなくなります。

②コストの削減

ペーパーレス会議システムは紙を使用しないため、印刷代・紙代・郵送代などのコストを削減できます。その他、不要な紙資料を廃棄する際のコストや、紙資料を保管するスペースなど、コストの削減にもつながります。

③会議の円滑化

データ化した会議資料を共有することで、どこにいてもPCやタブレットで資料を確認することが可能です。また、当日参加できなかった方はシステムで保管されている資料をいつ、どこでも参照することができます。

④資料の共有

保管スペースを確保する必要がありません。また、データを一括管理できるため、管理や検索が容易になります。そのため、紙による資料の再配付などの作業も不要になります。

⑤セキュリティーの強化

データ化した会議資料はシステム上で一括で管理でき、IPアドレスによる接続制限やパスワードを設定することでアクセス制限をかけたり、保存期間を設定することで一定のセキュリティを確保することが可能です。また、参照したデータを保存したり、印刷できなくすることも可能です。そのため、資料の持ち出しによる情報漏えいリスクの低減にもなります。

ペーパーレス会議システムには、以下のデメリットがあります。

①慣れるのに時間がかかる

紙での運用に慣れていた人たちにとっては、ITツールである「ペーパーレス会議システム」に慣れるまでに時間を要するかもしれません。そのため、反発が起きて「ペーパーレス会議システム」での運用がとん挫することもあります。「ペーパーレス会議システム」に切替える前に、趣旨、操作方法などの説明を十分におこなうことが必要です。
いきなり運用を切り替えるのではなく、最初は紙資料とペーパーレスを併用した会議にすることが良いでしょう。

②デバイスによっては見づらい

紙資料のように机に広げて確認することができないため、PCやタブレットの画面サイズによっては資料が見づらく感じてしまいます。データ化した資料に慣れず、各自で印刷する方も出てくるかもしれません。
PCやタブレットの画面では資料が見えづらいことを考慮して、会議の前方などにプロジェクターで同じ画面を投影することで解消できます。

③ネット環境に左右される

ペーパーレス会議システムは基本的にネット環境に接続できることが前提となっています。そのため、ネット環境が悪く、会議に参加することができないことも発生します。また、電子データ化した資料のファイル容量が大きくなり、ダウンロードや閲覧に支障が発生すると、会議がスムーズに進行しない場合もあります。
写真・画像などで特に鮮明である必要がなければ、解像度を下げることでファイル容量を小さくすることで解消できます。

④システム管理者の教育

ペーパーレス会議システムは、利用者の登録、アクセス権の設定・変更などが必要となるため、管理できる方の教育も必要となります。また、問合せ対応ができる体制も必要となります。
導入する前に、導入ベンダーと運用支援サポートの有無、サポート内容の確認を十分に行う必要があります。

まとめ

ペーパーレス会議システムは、紙資料の運用よりも業務を効率化するだけでなく、工数およびコストの削減にもつながります。電子データ化といっても、紙の良いところをうまく取り入れた機能が備わっているシステムもありますので、慣れるまでには多少の時間を要するかもしれませんが、誰でもストレスなく使えます。
様々なベンダーからペーパーレス会議システムが販売されているため、会社の規模や会議の頻度などを考慮し、メリット・デメリットを検討してみてはいかがでしょうか。また、クラウド版を販売しているベンダーもありますので、小さな会議から初めることで、安価で、迅速に検証もできます。そして、社内で特に参加者が多い会議や、定例で何度も行う会議などがある場合、まだまだ効率化やコスト削減が可能になります。

ぜひこの機会に各ベンダーの「ペーパーレス会議システム」についての理解を深めて、「働き方改革」を取り組んでください。


森山 忠明 (もりやま ただあき)
森山経営事務所 代表。
コンサルタントとして企業経営支援、IT導入支援、農業経営支援等を行っています。
中小企業診断士・ITコーディネータ・米国PMI認定Project Management Professional


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