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【第4回】バックオフィス業務の効率化

 2019.8.7 お役立ち情報 ブログ

今回より、個別の業務の効率化をお伝えしていきます。
基幹業務の他は、営業やマーケティング、見える化などの業務の効率化を予定しています。

今回はバックオフィス業務の効率化をお伝えします。

目次

  1. バックオフィスの定義
  2. 会計業務の効率化
  3. 勤怠業務の効率化
  4. 交通費精算の効率化
  5. 棚卸業務の効率化

バックオフィスの定義はいくつかありますが、主に営業活動や生産活動など、その企業の主たる業務以外を指します。

例えば、管理や会計、勤怠や交通費精算、人事評価、棚卸、発注や請求書発行、営業支援では電話やメールの対応なども含まれます。
これは大企業だけでなく中小企業の場合でも、主たる業務が増えると相対的に増えていく業務です。

主たる業務の営業活動であっても、マーケティング活動があまり行われていない企業の場合は、これもバックオフィス業務になることがあります。例えばダイレクトメール発送やセミナーの集客などです。

バックオフィス業務の対義語としてはフロントオフィス業務と呼ばれています。フロントオフィスは主にお客様の対応する業務や部門です。

フロントオフィス業務は主に営業部門が挙げられます。
製造業では生産部門はお客様に直接かかるわけでありませんが、バックオフィス業務ではなく生産部門業務として独立して考えます。

図表:フロントオフィス業務とバックオフィス業務

バックオフィス業務は、様々な部署に存在します。主に営業部にいる事務担当や、経理部、人事部、総務部、法務部などです。

今回はバックオフィスと言われる業務である、営業や生産以外の業務の効率化について書いていきます。

中小企業のバックオフィス業務は、取引先が増えるほど複雑な業務になります。例えば受注方法は、電話や FAX、メールなど様々な媒体から連絡が来ます。請求書を送付するときには自社の請求書で良いところもあれば、取引先の形式の請求書にしなければならない場合もあります。取引先から商品を仕入れている場合は、相殺が発生し商品の明細書は送りますが、請求金額は取引先と調整して金額を確定する場合があります。

このような形態のために手作業で行われている場合や、システムへの入力が一部分になり、業務が複雑になっていることがあります。このためこれらの業務を効率化する必要があります。

ただしこれらの業務を効率化する上で最も大切なことは、人件費の削減ではありません。
中小企業の場合バックオフィスは効率化すれば、その人件費が不要になるという考え方になりますが、これはあまりおすすめしません。

理由はこの複雑なバックオフィスの業務を行うことで、様々な取引先の対応をしていることが、その企業の強みの可能性があるからです。

つまりお客様に合わせた柔軟な対応していることが強みの場合は、業務の効率化は慎重に考えなければなりません。簡単にバックオフィスを効率化しようと考え、定型的なパターンしかできないパッケージの導入や、逆に業務のやり方に合わせてシステムを開発してしまうとさらに非効率になる可能性があります。

人件費を削減するのではなく、業務を効率化する中心ポイントを探し出し、業務改善をしてその企業の特徴ある部分や強みの部分に人を集中させることが大切です。

ではいくつかの例を上げながら、効率化を考えていきましょう。

会計業務の効率化

まずは、中小企業には必要な会計業務です。
例えば交際費や消耗品の購入などはどのように行っているでしょうか。
文房具などは Amazon やアスクルで購入し、支払を銀行の窓口で行っていないでしょうか。相手先から請求書を受け取り、あるタイミングで一括に窓口で支払う方法は、キャッシュフローの観点からは大切なことです。

しかし備品や消耗品の購入頻度が少ないのであれば、振り込みのために窓口に行かず、インターネットバンキングで処理をして、銀行へ行く手間を減らすことも考えましょう。またコーポレート用のクレジットカードを使い、インターネット上で支払いを完結させる方法もあります。

交際費は現金で払っていることが多いのではないでしょうか。交際費は中小企業がある一定の金額で使う科目にも関わらず、現金支払いになっていることが多くあります。
交際費や消耗品などであっても支払いは現金でなくカードや銀行振込による方法をとってください。業務効率化という面では手入力の手間を少なくすることができます。

これまで現金支払いにより、領収書を確認して金額を会計システムにて入力をしていることでしょう。しかし現金支払いでなくカード支払いであればその金額は、銀行やカード会社から CSV 形式でデータとして取得することができます。

データで取得することができれば、それを会計システムへ手入力することなく一括で取り込むことができます。(ただしお使いの会計システムにより有償対応になるケースがあります。)

図表:銀行データを会計システムへ取り込む(参考)

出展:https://www.yayoi-kk.co.jp/

こうすることで手入力の手間を削減するだけでなく間違いを少なくすることができます。また入力間違いがないかというチェック時間を削減できます。

このように会計システムにはできるだけデータを手入力しないということを考えてみるのは効率化の第一歩です。

他に考える業務は受発注業務など基幹系の中心部分になると思いますがそれは次回以降にしたいと思います

他にバックオフィスで考えられる所は他の企業と同じような仕事をしていると思われる部分です。

勤怠業務の効率化

例えば勤怠業務についてはどうでしょうか。
勤怠はタイムカードに出退勤時間を打刻して記録し、それを集計するという行為はどこの企業でも行われています。

紙のタイムカードに打刻された出退勤の時間をエクセルで管理したり、勤怠システムに手入力するということは行われている企業があるでしょう。

この出退勤業務をクラウドシステムに置き換えることが盛んになっています。
例えばタイムカードメーカーで有名なAMANOはタイムカード押すとクラウド上にデータが蓄積されるというシステムを開発しています。
これまでのように紙に書かれたタイムカードにも打刻されますが、クラウド上にも出勤と退勤の打刻は記録されます。
これによって出退勤の時刻を勤怠システムに入力する必要はありません。入力する手間を省くことができます。

また入力ミスによる残業時間の計算間違いや急用の残業代の付け間違い、土曜日や日曜日などの特別な勤怠計算などの間違いなども防ぐことができます。

交通費精算の効率化

最近注目されているのが交通費精算です。
楽楽精算は テレビCM などを行っており目にしたことがあるのではないでしょうか。

営業活動など外出する場合交通費の精算が必須です。通常の業務は営業担当が自分の使った交通費を出発してから終了地点まで入力して、交通費精算書に書き込み交通費用申請します。バックオフィス側では交通費の精算において使用したルートが正しいかどうか、最適なルートはどうかなど調べる必要があります。

申請に対する確認は性善説をとり調べないという方法もありますが、営業担当が故意に間違った申請をするだけではありません。

交通費精算というのは概ねその日その日に精算するのではなく月末や週末にまとめてすることが多いようです。
月末にまとめてするだけではなく翌々月などに交通費精算されてしまうと、その月の費用として正しい集計ができません。このため会計上後から修正するなどの事務作業が増えてしまいます。決算時期の場合は決算月を超えて生産することができません。このため業務担当者としては毎月の精算を促しています。


出展:https://www.rakurakuseisan.jp/

クラウドを使った交通費精算システムは、どこからどこまでのルートというのをインターネットに公開されているルート検索と組み合わせて最も安い運賃が最も早い運賃を表示します。その情報を使って交通費が正しく申請されているかどうかというをチェックすることが簡単にできます。

また申請する側も、外出先のちょっとした空き時間にスマートフォンで入力することができるので、時間を有効に使うことができます。さらに週末や月末にまとめて入力するのではなく、その場で入力をするため入力忘れが少なくなり、締切日にも間に合いやすくなります。

棚卸業務の効率化

普段行わない業務で、最も負担になると思われそうな業務は棚卸し業務です。

棚卸し業務は実際の在庫数量を確認するということが必要です。
システム等で効率化されていない場合は、紙に打ち出された在庫商品や部品の名前に、現在数量を書き込むことから始まります。次にその書き込まれた数量をエクセルなどに打ち込み全体の数量に単価をかけて全体の在庫金額を集計します。

これは年に1回会計上必要な業務です。
この商品や部品を数えあげるという作業と、その数値を書き込むという作業、さらに書き込まれた数値を集計する作業と言う3段階の作業が必要になっています。

これを効率化するために、バーコードとバーコード読み取りシステムを使うことが多いです。

よく行われるのは棚に置かれている部品や材料やその入れている箱に、バーコードの付いたラベルを貼り付けておきます。ラベルは商品コードや部品コードをバーコードに変換したものを貼り付けます。そしてハンディターミナル等でバーコード読み取り、その商品や部品の名称を表示します。 表示された内容を確認して、商品や部品の実数を入力します。入力されたデータはパソコン等で集計され数量に対して単価を掛け算し、金額を算出します。

ツールを使った場合でも、実際の数量を入力する操作が必要ですが、その後の表に書き込まれた数量を書き写したり、集計をするという作業は不要になります。これにより業務の効率化が図れます。

ただし、どこからどこまでの商品や部品の棚卸しを行ったかという管理をやりやすくするためにもデータの一元管理を行いながら棚卸し業務をした方が良いでしょう。マウンテンゴリラのプロマネでもこのようなことは可能かと思われます。

この他に数量の読み込みを効率化しようとすると、これまで RFID というタグを使って商品ひとつひとつにタグを貼り付け、その貼り付けられた商品が RFID を読み取るという方法が行われてきました。
現在 RFID の単価や読み取りリーダー安くなってきているため、商品に取り付けやすくなってきました。

これらはすべて部分最適化のシステムになります。ただしバックオフィスの効率化は取り掛かりやすいので、まずやってみるということが大切です。部分最適ですが、手入力をしていると言う「作業」をなくすことで、新しい「業務」に取りかかれるメリットがあります。ぜひ取り組み始めてください。


山口 透 (やまぐち とおる) http://mt-brain.jp
株式会社 エムティブレイン 代表取締役。「経営とIT」のコンサルタント。業務改革や改善の指導やIT戦略企画立案の支援を行うコンサルタント。現在、IoTやAIを中心に経営とITの橋渡しをする社外CIOサービスを提供中。中小企業診断士、システムアナリスト、ITコーディネータ

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