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チェックシートを味方につける!無駄にならない活用方法とは

 2019.2.28 お役立ち情報 ブログ

『チェックシートを味方につける!無駄にならない活用方法とは』

現代も大活躍するチェックシートの正体とは

昔も今も企業で運用されている紙媒体のアイテムに、チェックシートが存在します。
「作業日報」や「業務日報」と同じぐらい頻用されている「チェックシート」
使ったことがない方は少ないのではないでしょうか。

古くから使われてきたチェックシートですが、使い方によっては日々の業務の強い味方。
今回は「チェックシート」の意義や作り方、そして活用のコツについて説明いたします。

目次

  1. 現代も大活躍するチェックシートの正体とは
  2. チェックシートの機能と種類
  3. チェックシートのメリット
  4. チェックシートの問題点
  5. チェックリストを作る見直す3つのポイント
  6. チェックシートを作成する 5つのステップ
  7. チェックシートを継続して有効活用する!

・簡単に作れて強い味方のチェックシート

チェックシートとは、あらかじめ必要な項目を用意しておき、確認や記録をすべき内容が簡単にチェックできるようにチェックリストを記載したツールのことです。
表や図の形をしていて、誰でも漏れなく業務を遂行できるようにサポートしてくれる、頼れるシステムでもあります。
習熟度を問わず、誰でも間違えずに業務が遂行でき、簡単に集計できるため、幅広く活用できるアイテムとも言えるでしょう。

・チェックシートに出来る事とは

チェックシートは点検やデータの集計など、漏れてはいけない項目が記載されているため手順書の役割も果たします。
現場で起きた問題の記録や、発生率、現状把握、不良防止のためのデータ集計、点検項目、実施タスクの管理、安全確保の確認、度数チェックなど、使い方や必要項目は各現場によって異なります。

また、チェックリストは品質維持や不良の発生率の確認、作業手順の見直しにも用いられます。
熟練の方の慣れからくるミスの軽減に活用でき、新人が全体の業務を把握するためにも役立ちます。

チェックシートの機能と種類

挙げられたチェックリストを順に見ることで、確認すべき項目の漏れをなくせるチェックシート。
効率的にタスク管理や品質管理が出来ます。
また、チェックシートには記録としての意味もあります。
つまり、機能別に考えるとチェックリストは記録用と点検用に分かれるのです。

【記録用チェックシートとは】

記録用のチェックシートは、データ記入欄を項目別に分けて設けた表です。
項目ごとに記載していくことで必要なデータを記録することができます。
温度管理や湿度管理、測定値を記入する定量的なデータチェックです。

【点検用チェックシートとは】

点検用のチェックシートは確認項目を並べた表です。
項目を追ってチェックすることで、漏れなく点検することができます。
スイッチのON/OFFや異音チェックなど、定性的なデータチェックです。
また、チェックした人の名前の記載をすることで、誰が点検したかの記録にもなります。

チェックシートのメリット

チェックシートは簡単に作れる事が魅力の一つです。
一番簡単なチェックリストは手書きのToDoリストでしょう。

チェックシートの作成は、たまに発生する業務、漏れがあってはいけない安全管理業務、手順が多くある煩雑な業務に向いています。つまり、人為的なミスが起こりやすい業務においてサポートしてもらうのです。

誰が何をすべきか、したのかを明確にできるため、業務改善やトラブル発生時にも責任の所在が確認できます。対処方法を見つけるためのヒントになるでしょう。
また、業務終了時のタスクを記載した場合には、業務終了の基準を設けることになります。

チェックリストを活用することで漏れがないかを逐一考える必要がなくなるため、不必要なストレスが減り、他の仕事へ回す余力が発生し、業務効率を上げる効果があります。

チェックシートの問題点

次にチェックシートのデメリットを考えてみましょう。
一番の問題点は形骸化することです。
チェックを入れるという動作だけが記憶されてしまうと
内容を確認しないままチェックだけを入れてしまうという現象がおこりがちになります。
そうならないためにも、活かせるチェックリストとして保つ必要があります。

慣れ以外にも、チェックリスト自体が機能しなくなっている場合もあります。
機能しなくなったチェックリストの特徴の一つは、無駄に項目が多いことです。
業務上のミスが発生するたびにチェックリストの項目を増やす場合に起こりがちです。

「項目が少ない程いい」という訳ではありませんが、活かすためにも記載項目を最小限に絞る必要があります。
ミスが起きた際にはチェックシートのせいにすることなく、業務手順そのものを見直すことが大切です。
理想は、慣れからくるミスの軽減にも活用できるチェックリストであることです。

チェックリストを作る見直す3つのポイント

1)作るときは現場の声から作る

作成するときにはベテランの声を拾いましょう。重要なチェックポイントを把握しています。ただ、慣れすぎている場合は無意識に行動していることもあるために複数人の声を拾うことも必要です。
最終的には作成したチェックシートを見ながら、新人に実際の業務をしてもらうことが一番の確認作業になるでしょう。

2)現場に合わせた工夫をする

熟練度に分けて、新人のみのチェック項目を設けても効果的です。
新人が業務全体を把握する機会だと考えると、教育ツールとしても機能するでしょう。
必要な業務やデータの集積が、漏れなく滞りなく行われるためにも、チェックシートに決まったフォーマットはありません。
製造現場、検査現場、営業現場など、現場によって必要内容は全く異なります。
各現場での作業時間短縮のために作成しましょう。

3)定期的に見直す

チェックリストの見直しは、無駄な業務の見直しでもあります。
現場の声を活かし、熟練の視点を取り入れながら定期的に見直して生きたチェックリストを保つことが必要です。このひと手間が全体の効率性を下支えするでしょう。
なによりも、現場の現状を知るためのいい機会となります。

チェックシートを作成する 5つのステップ

1)目的を決める

何のためのチェックシートかを明確にすることが作成の第一歩です。

2)チェック項目を選ぶ

すべての業務手順や必要項目を把握している人が選定しましょう。

3)必要なデータの取り方、計算方法を決める

チェックするタイミング・確認方法を明確にしておきましょう。

4)チェックシートの作成

順序別や項目別に分類して並べます。表や図の形式を決めて作成します。

5)使用する

一度使ってみて、不備な点を改善しましょう。

1~5を経て、チェック表をどこに置くのか、誰が担当するのかなど実務に落とし込むことでチェックシートを使い始められます。

チェックシートを継続して有効活用する!

チェックシートもツールであり、使うことが目的になってはいけません。
継続することのメリットや継続させるポイントを理解し、活用していきたいですね。
そのためにも、現場に合った形でチェックリストを作成いたしましょう。

ネット上には、エクセル形式でフリーダウンロード可能なものもあります。
フォーマットやテンプレートを参考にするのもよいでしょう。
現場で使いやすい、自社専用のシステムを構築する方法もあります。
自社用のオリジナルシステムのメリットは、タブレット入力やスマホ入力にも対応できる事が挙げられます。
システム導入によりデータの蓄積や、検索の容易さなど、情報整理の簡易化が可能です。
また、合否判定基準のある数値の自動判定も出来ますし、手書きの数値をパソコンで再入力・計算する二度手間も減らせます。
現状の分析や、改善点を探る手段として効果的だと言えるでしょう。

使いやすい内容とシステムの選択が、チェックシートを継続するためのポイントです。
あなたの環境に合うチェックリストを作成し、味方につけてください。

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