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【第10回】今回は学習や教育分野のシステム化です

 2020.2.21 お役立ち情報

 

前回は社内外の情報共有でした。この情報を活用できる人材育成が必要ですので、今回は学習や教育の領域を記します。

 

企業内での教育や学習というのは、OJT(オンジョブトレーニング)Off-JT(オフジョブトレーニング)があります。OJTは、職場の上司や先輩が部下や後輩に対して、師匠と弟子のように1対1で仕事をしながら、仕事に必要な知識や技術や技能などを指導する教育方法です。これに対しOff-JTは、勤務時間内外で、現在の仕事に関連することの他、将来必要となることを含めて職場を離れて体系的に学ぶ方法です。

 

Off-JTの方法として集合研修があります。これは、一箇所に受講生が集まり、一つのことを生徒と先生の関係で学んでいく方法です。

集合研修は、体系的に学ぶ事ができ、集中してそのスキルを上げることができる、というメリットがあります。

しかし、その集合研修場所に集まって、研修時間が拘束されるというデメリットがあります。企業から受講させる教育ですので勤務時間内に受講させることになり、業務から離れるため業務に支障が出る場合があります。

 

Eラーニングシステム

 

これを解消するために、企業内での教育や学習においてシステム活用の真っ先に思い浮かぶのが、Eラーニングシステムです。

Eラーニングシステムは、パソコンやスマートフォンを使い学習するシステムです。パソコンやスマートフォンで受講者が文章で書かれた教材を読む、映像を見る、などができます。その他、テストを受けることもできます。

 

受講者から見れば、Eラーニングシステムを活用することで、同時に同じ場所に集まって受講する必要はなく、受講生がそれぞれ好きな時間に受講することができます。ネットワークの接続ができる状況にあれば、好きな時間に好きな場所で受講することも可能です。

 

受講させる側つまり管理者から見れば、学習管理システムなので学習の進捗具合や進捗状況を管理することができます。例えばAさんは受講しているが Bさんは受講していない。またCさんは学習全体に対して50%の進捗である。という状態を確認できます。

 

管理者は、状況を確認した後は、口頭で進捗を促すことも良いのですが、システムが、自動的にメールやSNSなどを発信し進捗を進めるなどの案内を送ることができます

 

以前は、各企業が E ラーニング管理システムを導入が必要でしたが、今はインターネット回線を通じて 使えるEラーニングシステムのサービスがあります。

 

これにより少数人数を買えば5人や10名からの e ラーニング受講させることも可能です

 

臨場感有るEラーニングも可能

 

またこれまでの E ラーニングは学習コンテンツをEラーニング管理サーバーに登録し、受講者は好きな時間に受講して好きな時間に回答をするというタイプがほとんどを占めていました。

 

しかし現在は、ネットワーク回線が動画の視聴が簡単になったことから、ライブ映像を同時に視聴することで臨場感を持って受講させるということが出来ます。つまりライブ受講により集合研修とEラーニングを併せ持ったやりかたができるようになりました。

 

これらにより集合研修のデメリットである、「同じ場所に同じ時間に集合させる」という受講者の負担を軽減させながら、緊張感を持った受講ができます。

 

Eラーニングサービスの例

 

では、どのようなサービスが有るかです。

 

例えばこのサイトは1教材20名までであれば無料で受講させることができます。

 

eラーニングポータルサイト

 

企業内のコンテンツを作り、社員に受講させることができるのです。

よく使われているのは、入社前の内定者に最低限覚えてほしい社内のルールや一般教養を受講させているケースがあります。また、資格を取得したい方向けの受験講座もあります。

 

企業内のコンテンツを作成して登録するのが面倒であれば、一般的な教材も多く E ラーニングシステムで公開されています。例えば 財務や会計などの知識を習う場合は 以下のようなサイトが有名です。

 

NTTラーニング

 

これらの受講イメージは通信教育と似ています。通信教育の場合はDVDと教科書やテキストや問題集が自宅に郵送されます。受講者は郵送されたDVDやテキストを読み込みながら問題集を進めて、学習していきます。

 

Eラーニングは、それの教科書もDVDもテキストも全てインターネット上にあり、インターネットを通じてパソコンやスマートフォンで見ながら学習をすることができます。今はスマートフォンで受講できるというのは大変便利です。上記に挙げているクラウドサービスの場合はほぼスマートフォンで受講できます。ちょっとした好きな時間に学習できるため、時間と場所にかかわらず受講できるため、学習効果が高まります。

 

では、集合研修やFace to Faceでの質問と回答などの会話はどうなるでしょうか。

 

Eラーニングのシステムの場合は、生徒が先生に対して質問をしてその場で回答するということを擬似的に行うことができます。

例えばLINEやSNSで使うメッセージサービスのようなチャット形式で、文字でのコミュニケーションができます。この他文字で残すことができるので、掲示板のような場所にに質問を投げかけ回答をして全員が回答を確認できるという仕組みもあります。

 

他の機能としては、試験問題を出すようにテストやレポートの出題ができます。

例えば、マークシート形式で回答できる問題を表示して、その画面で選択して回答を促すことができます。

これは、単純に回答をひとつだけ選ぶ択一式のほか、複数の回答の中から複数の回答を選択することが可能です。さらに記述式の場合、Microsoft Wordに入力するように文章を入力させることも可能です。

 

テストやレポートという言い方をしましたが、簡単な1分間テストや子供のドリルのイメージの他、大学生の定期試験のようなきっちりとしたイメージでの出題も可能です。

 

出題者や管理者のメリット

 

ここまでは、受講者側の利用イメージです。受講者は紙に記述していたものを、画面への入力やクリックなどに置き換わったので、それほど大きい変化はありません。

 

しかし出題者や管理者側は大きな違いがあります。

 

まず、管理者にとってはインターネットを使うことで教材などの配布作業を必要最小限にすることができます。また進捗状況を集中的に管理することができます。管理者としては、この試験を受験したのかどうかという出欠を自動的に記録することができるのです。

 

さらに、出題者としては、選択式による回答であれば、あらかじめ準備しておいた正解と付き合わせて自動的に採点をすることができます。

 

また、記述式であってもある程度の自動採点は可能です。

 

私はある大学で非常勤講師を務めていますが、この大学には、このようなEラーニングシステムが準備されています。ここでは上記の選択肢による自動採点の他、記述式の回答に対しも採点することができます。記述式の採点方法は、あるキーワードが回答されていれば加点をするという方法です。

 

これらの方法をとることに採点をする作業の省力化できます。私は、200名ほどの受講生がいるので、この採点活用して採点の省力化を図っています。

 

少し残念なのですが、上記の大学では授業の合間のレポートや授業中のテストにはこのシステムが使えて採点が自動化できます。が、定期テストの場合紙で受験してもらい手動で◯とをつけ、採点しているので、採点業務の負担が大きいのが難点です。

 

なんとか改善したいところです。

出典:https://security-shien.ipa.go.jp IPAが実施しているセキュリティ対策講座

 

コンテンツの作成

 

さてこのEラーニングのシステムの問題点は、誰がどのようにして教科書や問題文などのコンテンツを作るかということです。原則文字と画像で教科書を作るようなイメージで作成します。

 

この他、パソコンやスマートフォンを使える特徴を活かして、動画やアニメーションなどを多用したコンテンツを作るのが一般的です。

 

せっかくパソコンやスマートフォンで見ることができるため静止画だけでなく動画などで説明する方がより理解しやすいと思われるからです

 

コンテンツを作る作業は、パソコンやスマートフォンで作ることになります。

 

最も簡単な方法はPowerPointで作ることです。パワーポイントで文字と図形や静止画像を使い説明文も挿入します。他には画像を動かしてアニメーションを入れて少し動画に近いようなイメージで作ることもあります。

 

少し技術的な話ですが、Eラーニングシステムのコンテンツを管理する場合は、SCORMと呼ばれる標準仕様に合わせたコンテンツを作成すると良いでしょう。標準仕様のため、多くEラーニングシステムに登録することができます。

このSCORM仕様に合わせたコンテンツを作成する場合PowerPointを変換する必要があります。

 

また最近では動画の撮影もスマートフォンで簡単にできます。撮影した動画の編集もスマートフォンで行うことが簡単にできます。 YouTube 向けの動画編集アプリケーションが作られ、操作が簡単で効果が高いものがあります。

 

さてコンテンツの作成ですが動画を撮影するというのは教育の中では非常に強力なツールです。

例えば製造業において、製品の作り方や、禁止事項、作業上必須の作業手順などを動画にしてマニュアルとして使うというのがよく行われています。社内の技術継承においては有効かつ簡単な方法です。

 

通常マニュアル作成するのは文章化する必要があります。職人や技術者が自分たちでマニュアルを作るのは手間と時間とかかります。また技術者は自分の技術を伝えるのが面倒と感じることが多く、あまり積極的にかつ重要なポイントを伝えていこうと意思がありません。

 

また文章を作る能力がある人は良いのですが、そうではない場合文章を作るための時間がかかります。さらに文章そのものが、他人が読んで分からないものになります。

 

動画であれば、日頃自分が行なっている作業やそのチェックポイントなどを示すという、日常と同じ作業ですので、教える側にとっての負荷は大きくありません。

 

さらに簡単で安価な動画編集ソフトがあるため、動画にコメントを付けてわかりやすくしたり、強調したり、必要な部分を後からズームアップするなどができます。

 

(これを読んでいる方ならば、Youtubeで様々な動画にコメントや疑似音などを文字で表しているのを見られたことが有るでしょう)

 

教わる側としても動画おいて視覚的なものから入るため文章を読んで理解するというよりも見て覚えるという昔ながらのやり方に近い方法で技術を学ぶことができます。

 

導入時の注意点

導入時の注意点としては、このようなツールを活用して、情報共有をすすめるという観点で教育を始めるのが良いでしょう。「教育」という観点ですすめると、教育による効果を意識しすぎて、「学習効果」がないと判断をしてしまうからです。

 

■執筆者

山口 透 (やまぐち とおる) http://mt-brain.jp

株式会社 エムティブレイン 代表取締役。「経営とIT」のコンサルタント。業務改革や改善の指導やIT戦略企画立案の支援を行うコンサルタント。現在、IoTやAIを中心に経営とITの橋渡しをする社外CIOサービスを提供中。中小企業診断士、システムアナリスト、ITコーディネータ

 

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【第9回】今回は情報共有のポイントをお伝えします。

 

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